1. Rekisterinpitäjä

Agentio Oy

Y-tunnus: 3602405-5

Osoite: Lavaniitynkuja 9 B, 02920 Espoo

privacy@agentio.fi

Agentio toimii rekisterinpitäjänä omien käyttäjiensä tietojen osalta (Agentio-tilien haltijat ja tiimijäsenet). Yritysasiakkaidemme loppukäyttäjien tietojen osalta Agentio toimii henkilötietojen käsittelijänä — rekisterinpitäjänä on asiakasyritys.

2. Mitä tietoja keräämme?

Käyttäjätiedot (Agentio-tilit)

— Nimi, sähköpostiosoite, käyttäjärooli (admin / jäsen)

— Kirjautumistiedot AWS Cognito -palvelun kautta (salasanahash + MFA-asetukset)

— Käyttöhistoria ja audit-loki hallintatoimista

Asiakasviestintätiedot (asiakasyritysten puolesta käsiteltävät)

— Chat-keskustelut, sähköpostit ja puhelutranskriptiot

— Puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet, joiden kautta loppukäyttäjä ottaa yhteyttä

— Yhteydenottolomakkeiden (liidien) sisältö

— Tekninen metadata (aikaleimat, kanava, IP-osoite)

Emme tallenna puheluiden äänitiedostoja — vain tekstimuotoinen transkriptio jää talteen.

Käyttötilastot

— Anonymisoitu käytön mittadata (esim. viestien määrä) laskutusta ja palvelun kehittämistä varten

3. Henkilötietojen tarkistus

— Palvelun toimittaminen, ylläpito ja kehittäminen

— Asiakasyhteydenpitojen automatisointi asiakkaan toimeksiannosta

— Tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja audit-loki

— Laskutus ja kirjanpito

— Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

4. Käsittelyn oikeusperuste

— Sopimus (GDPR Art. 6.1.b) — palvelun toimittaminen asiakasyritykselle

— Oikeutettu etu (Art. 6.1.f) — palvelun tietoturva, kehittäminen, väärinkäytösten estäminen

— Lakisääteinen velvoite (Art. 6.1.c) — kirjanpitolain mukaiset säilytysvelvoitteet

— Suostumus (Art. 6.1.a) — markkinointiviestintä, evästeet

5. Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen käyttötarkoituksen täyttämiseksi:

— Käyttäjätilit: tilin aktiivisuusaika + 30 päivää

— Puhelutranskriptit ja viestilogit: sopimuksen voimassaolon ajan, oletuksena 12 kk

— Puheluiden äänitallenteet: ei tallenneta

— Liidit (yhteydenottopyynnöt): niin kauan kuin asiakas pitää tilin auki; asiakas voi poistaa milloin tahansa

— Audit-loki: 12 kuukautta

— Laskut ja käyttötilastot: 7 vuotta (kirjanpitolaki)

Asiakas voi pyytää tietojen poistoa milloin tahansa osoitteesta privacy@agentio.fi. Poisto toteutetaan 30 päivän kuluessa, lukuun ottamatta lakisääteisesti säilytettäviä tietoja.

6. Tietojen luovutus ja siirrot

Kaikki tietomme sijaitsevat AWS eu-north-1 (Tukholma) -alueella, EU:n sisällä. Mitään asiakasdataa ei tallenneta EU:n ulkopuolella.

Alikäsittelijät

Käytämme seuraavia alikäsittelijöitä palvelun toimittamiseen:

— Amazon Web Services (AWS): hosting, tietokanta, S3, sähköpostien lähetys, autentikointi. EU (eu-north-1).

— Twilio Ireland Ltd.: puheluiden ja SMS:n välitys. EU (Dublin).

— Unipile: sähköposti-integraatio. EU.

— OpenAI: LLM-mallit (tekstin tuotto). USA (DPF + SCC).

— Anthropic: LLM-mallit (Claude). USA (SCC).

— Soniox: puheentunnistus (speech-to-text). USA (SCC).

— ElevenLabs: puhesynteesi (text-to-speech). USA (SCC).

— Firecrawl: verkkosivujen indeksointi asiakkaan tietopohjaan. USA (SCC).

Mikäli AI-mallikutsuja menee EU:n ulkopuolelle (USA), siirrot perustuvat EU:n komission hyväksymiin standardisopimuslausekkeisiin (SCC) ja/tai Data Privacy Framework -järjestelyyn. Kukaan alikäsittelijöistä ei säilytä asiakasdataa pidempään kuin pyynnön käsittelemiseksi on tarpeen.

Päivitetty lista alikäsittelijöistä on saatavilla pyynnöstä (privacy@agentio.fi). Ilmoitamme asiakkaalle, kun otamme käyttöön uuden alikäsittelijän.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

— Saada tietoja käsittelystämme (GDPR Art. 15)

— Oikaista virheelliset tiedot (Art. 16)

— Pyytää poistoa (Art. 17)

— Rajoittaa käsittelyä (Art. 18)

— Siirtää tiedot koneluettavassa muodossa (Art. 20)

— Vastustaa käsittelyä (Art. 21)

— Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi)

Tilinhaltijat voivat ladata kopion tilauksen datasta CSV- tai JSON-muodossa suoraan hallintapaneelin näkymästä Asetukset → Datan vienti. Muut pyynnöt: privacy@agentio.fi.

8. Tietoturva

— Liikenne salataan TLS 1.2+ -salauksella (HTTPS / WSS)

— Tiedot levossa salataan AES-256:lla

— Asiakaskohtainen eristys PostgreSQL Row-Level Securityllä — yhden asiakkaan data ei voi vuotaa toiselle

— Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) käyttäjille

— Audit-loki kaikista hallinnollisista toimenpiteistä, säilytysaika 12 kk

— Päivittäiset varmuuskopiot, point-in-time recovery 7 päivän ajalta

— Tietoturvaloukkauksen sattuessa ilmoitamme asiakkaalle 72 tunnin sisällä havainnosta (GDPR Art. 33)

Lisätietoja sisäisestä tietoturvakuvauksesta on saatavilla auditointitarkoituksiin pyynnöstä.

9. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme tätä selostetta, kun teemme muutoksia palveluun, arkkitehtuuriin tai alikäsittelijöihin. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme rekisteröidyille sähköpostitse tai palvelussa.

Viimeisin päivitys: 19.5.2026

10. Yhteystiedot

Tietosuoja-asiat ja rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt:

Agentio Oy

Y-tunnus: 3602405-5

privacy@agentio.fi

security@agentio.fi (tietoturvaloukkaukset)

Valvontaviranomainen: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi